أخصائي تنسيق ومتابعة
تنظيم وتصنيف وحفظ المراسلات الصادرة والواردة ،ومتابعة المراسلات المحولة إلى ذوي الاختصاص ،بالإضافة إلى الرد على الاستفسارات المكتوبة والشفهية المتعلقة بأعمال المؤسسة ،وتنسيق مواعيد الاجتماعات والزيارات الداخلية والخارجية
- المؤهل
- بكالوريوس إدارة /إدارة أعمال /إدارة موارد بشرية
- بيئة العمل
- مكتبي
- المجال
- الإدارة والمالية والاقتصاد
- في الدليل الرسمي
- صفحة ٢٨ من الملف
المهام والمسؤوليات
- إعداد المذكرات والمخاطبات ومحاضر الاجتماعات ،وتنسيق ومتابعة الموضوعات التابعة لأنشطة المسؤول المباشر.
- القيام بأعمال المراسلات من استلام وتسجيل وتوزيع وحفظ ومتابعة جميع الموضوعات المحالة إلى مختلف الجهات التابعة للمؤسسة.
- إعداد قواعد البيانات الخاصة بنظم التنسيق والمتابعة باستخدام نظم تقنية المعلومات الحديثة.
- تنظيم أعمال حفظ الملفات والمذكرات وفق نظم الحفظ المتبعة لسهولة الرجوع إليها عند الحاجة.
- الإعداد لعقد الاجتماعات والتحضير لها ومتابعة نتائجها وطباعة المحاضر الخاصة بها.
- توزيع التعاميم والقرارات الصادرة على جميع دوائر المؤسسة ،مع الاحتفاظ بنسخ منها للرجوع إليها عند الحاجة.
- متابعة إنجاز الموضوعات المحالة إلى الدوائر والأقسام لتحديد موقعها من الإنجاز.
- التنسيق مع الدوائر والأقسام في توفير البيانات والمعلومات المطلوبة.
- إعداد تقرير شهري عن موقف إنجاز الموضوعات ليتم عرضه على المسؤولين.
المهارات المطلوبة
- المعرفة باللغتين العربية والإنجليزية
- المعرفة بموضوعات الإدارة والتنسيق والمتابعة
- القدرة على كتابة التقارير
- مهارات في التحليل والتفكير المنطقي ووضع الافتراضات والحلول
- مهارات الاتصال والتواصل
- مهارة اتخاذ القرار
- مهارة إدارة الوقت
- القدرة على الانصات والمناقشة والإقناع
- مهارات التخطيط والتنظيم وحل المشكلات
- القدرة على استقراء البيانات الرقمية وتحليلها وتفسيرها
- مهارات في تقنية المعلومات والوسائط المتعددة
- القدرة على تحمل ضغط العمل وتحمل المسؤوليات
- الثقة بالنفس
أماكن العمل
- مؤسسات القطاعين الحكومي والخاص
- البنوك وشركات التأمين والتمويل والاستثمار
- مؤسسات الاستشارات المالية وصناديق الاستثمار والتقاعد